ERP實務：進貨驗收單功能設計實例

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設計思路：

一、 進貨驗收單審核時檢查。

在進貨驗收單審核之前，系統必須對相關的內容進行檢查，以提高進貨驗收單數據的準確性。

檢查一：驗收數量加上驗退數量是否等於進貨數量。一般情況下，在沒有不良品的情況下，進貨數量就等於驗收數量。但是，在有不良品時，進貨數量等於驗收數量加上驗退數量。這個驗退數量會在進貨單審核後，直接轉換為退貨單。當退回單審核後，才會扣除進貨數量。也就是說，在退貨單沒有審核之前，這個不良品仍然是企業的資產。所以，在進貨單審核的時候，進貨數量必須等於驗收數量與驗退數量之和。若不等於的話，則進貨驗收單就無法審核。

檢查二：進貨驗收單審核時間所在的期間是否打開。因為進貨驗收單中，有涉及到費用的問題，所以根據財務控制的要求，進貨驗收單審核的時間其對應的期間，必須是打開的。若沒有打開的話，則任何交易的單據都將無法審核。所以，當這個審核時間對應的期間沒有打開的時候，系統就會提示錯誤信息：“期間關閉，請先打開期間”。

檢查三：是否有前置單據。若在進貨單單據設置的時候，把進貨驗收單設置成為必須核對前置單據。則在進貨驗收單審核的時候，會檢查進貨驗收單中是否有進貨單的信息。若沒有進貨單信息，即企業用戶是手工建立進貨驗收單，而不是根據進貨單轉換過來，或者沒有指定進貨單時，這筆驗收單將無法審核。因為在驗收單審核的過程中，會更新進貨單中的相關信息，所以，在這裡核對前置單據，是有必要的。

二、 撤銷審核時的控制。

在某些特定的情況下，如進貨驗收單出現錯誤時，是允許進貨驗收單可以撤銷審核。但是，其是有比較嚴格的限制條件的。若不滿足這些限制條件，則係統會拒絕撤銷審核進貨驗收單。

限制條件一：日期上的限制。進貨驗收單若要審核，必須滿足兩個日期條件。一是在進貨驗收單撤銷審核時候，撤銷審核的時間所對應的期間必須是打開的，否則的話，系統會提示錯誤信息。二是撤銷審核的時候，時間必須是大於財務凍結日期。因為進貨驗收單撤銷審核後，會影響財務的結算。所以，為了保障數據的一致性，進貨驗收單如果要撤銷審核，必須要在財務凍結日期之前撤銷審核，否則的話，系統是不允許的。若在財務凍結日期之後，還需要修改進貨驗收單，一般不允許，只有通過其他單據來做調整，如通過成本調整單、庫存調整單等等。

限制條件二：進貨驗收單所對應的進貨單步存在應付憑單或者應付憑單已經作廢。在根據進貨單生成應付憑單的時候，應付憑單計算應付金額的時候，是根據進貨單上的驗收數量來進行計算的。而撤銷進貨驗收單的時候，會同市更改進貨單上的驗收數量。如此的話，進貨單上的驗收數量與進貨單所對應的應付憑單內容就對不上了。所以，遇到這種情況的話，系統是拒絕進貨驗收單撤銷審核的。除非企業用戶刪除這種應付憑單或者作廢這張單據。如此控制的目的，就是為了保障數據前後的一致性。從這裡也看出，在進貨驗收單上關聯對應的進貨單的重要性。在進貨單單身中，有一個“應付憑單單號”字段，該字段會根據其他作業進行自動改寫。在進貨驗收單撤銷審核時，就根據這個字段的內容來判斷進貨單是否已經有應付憑單，或者應付憑單有否作廢。

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