上班族的工作管理—PDCA的運用

bestlong

上班族的工作管理—PDCA的運用 (資深專業講師 陳頂立)

許多人在工作職場上總是能夠得意洋洋、遊刃有餘；有些人卻是每天只要一想到上班，就會輕鬆不起來。當然，造成上述截然不同結局的原因有很多，不過，只要我們能夠掌握工作管理的竅門，那麼，比較好的工作績效自然就容易帶來比較好的結果。

█ 掌握工作管理的關鍵～PDCA

談到工作管理，許多人很容易就會聯想到所謂的「管理循環」(「PDCA」)，甚至於將之奉為圭臬，它之所以受到如此的推崇，當然是因為它的恢弘效果所致。甚至於許多根本沒有聽過PDCA是什麼「碗糕」的人，也是一樣在不知不覺當中奉行PDCA，真是所謂「知之為知之，不知為不知，是知也」。以下我們分別就PDCA在工作管理上的涵義以及重要的竅門和各位分享。

█ 掌握高績效的計畫「P」

所謂的「P」指的是計畫(Plan)。一份成功的計畫當然是許多周詳規劃(Planning)的結果。根據計畫，工作者才能夠展開行動，才能夠完成任務。有一句話說得非常好:「不會有人計劃要如何做才會失敗，但是卻經常有人會因為計劃而遭致失敗。」所以計畫的好壞就已經預言了行動的成敗了。所謂「好的開始，就是成功的一半」，掌握高績效計畫的竅門就是計畫成敗的關鍵。

我們在作計畫的時候不妨多想想「5W2H」的構面，亦即：

What (這個計畫要完成什麼任務?)
Why (為什麼是這個計畫而不是別的?)
Who (誰和這個計畫的執行有關?)
When (和計畫有關的時間考量)
Where (和計畫執行有關的場合地點考量)
How (計畫執行所需的相關技術、相關配套措施等)
How much (計畫的成本效益評估等)

這七個構面的思考能夠協助我們在行動之前做好規劃，避免計畫掛一漏萬所帶來的危機。

█ 注意「D」執行的方向

接著，所謂的「D」當然就是根據計畫去執行(Do)任務。唯有透過行動，計畫才會有意義。不過，我們在執行計畫的過程當中，可能會發現有些經常出乎意料之外的狀況，衝擊到原先的計畫藍圖，使得執行結果和原先的計畫不同，因此就必須透過檢核，看看執行結果和計畫的要求是否能夠符合，因此產生了「C」(Check)的需要。

█ 了解「C」的新時代意義

傳統的PDCA當中的「C」僅代表了Check的動作，亦即當事人必須擁有問題意識，要能夠發現問題。筆者以為，光是擁有問題意識而不加以處理的話，問題還是會繼續存在，所以C還必須是Control，亦即對於差異的部分還要能夠加以控制、處理。換句話說，C除了代表「問題意識」之外，還代表著「問題解決」的能力。

而且，隨著「十倍速時代」的到來，環境變化的速度已經是遠遠超乎過去的經驗法則或是一些我們以往所習慣的遊戲規則，所以也有人說「在當今的時代當中，唯一不變的真理就是變。」這句話其實是有其時代意義的，因此「C」的第三項內涵就是要能夠懂得變通(Change)﹔如果一味堅持一成不變的話，勢必是很難通得過時代的考驗的。

█ 採取高附加價值的標準化行動「A」

管理循環最後的一個「A」，代表著行動(Action)，而且不同於D的單純執行動作，A代表的是一種「標準化的行動(Standard Operation Process，S.O.P.)」，亦即我們要能夠把之前在檢核行動的當中，或者是根據修正、調整過後的計畫在執行的過程當中所累積到的成功經驗或是遭遇到的失敗教訓，都要能夠將之轉換成為有價值的心得。

換句話說，爾後如果自己在工作上碰到類似的情況時，由於自己或別人在之前就曾經遭遇過了，並且已經轉換成為寶貴的心得，所以自己不必再度透過嘗試錯誤的方式(try-and-error)去解決問題，而是根據前面所述的寶貴心得，以標準化的方式來加以因應，見招拆招，因為各種問題都有其標準化的理想答案，自己只要去運用這些心得就可以了。

標準化的行動使得下一階段的計畫能夠提高水準，因為很多經驗或教訓都被移轉成為下一次計畫的基礎，也大幅增加了成功的機率以及提升計畫的績效。

以上介紹的「PDCA」是一套很重要而且實用的觀念和工具，相信大家只要好好加以落實，必定能夠大幅提升工作管理的績效，進而提升自己的工作滿意度，當然，生活的滿意度也會同步提升囉。