如何落實 6S 提升時間管理的績效

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如何落實「6S」，提升時間管理的績效 (資深專業講師 陳頂立)

記得幾年前京華城百貨公司推出一張「會記憶顧客消費習慣」的信用卡，結果大受歡迎，其成功秘訣就在於透過分析顧客的簽帳資料，進而掌握顧客的消費習慣，縮短成交時間。同樣的竅門，經營之神王永慶先生早就用過，他記錄客戶的購米習慣，在客戶的米缸快要見底之前，主動將米送上，因而大大提升顧客的滿意度，減少王先生邁向成功的奮鬥時間。由此可見，「檔案管理」對於時間價值的重要性。

筆者在前文曾經提及善用「6S」可以促進檔案管理的績效，進而提升時間管理的績效，其施行重點則可以如下文所示：

「整理」：
一、培養檔案管理的知識，正確判斷檔案的價值。
二、對於無用的檔案，能夠當機立斷予以丟棄。
三、對於超過保存時限、喪失相對價值的文件能夠廢棄。

「整頓」
一、依檔案的性質、功能、關鍵字、筆畫、字母、數字、索引卡等做好檔案分類。
二、做好「動線(路徑)規劃」，方便檔案的讀取及歸檔。
三、善用「搜索引擎」(例如：利用「google桌面」搜尋自己電腦內所存檔案、利用「搜尋」指令找電子檔等)。

「清掃」
一、使用優質軟體，以提昇效率。
二、做好檔案更新，保持資料時效性。
三、提升檔案附加價值，並剔除不必要的部分。

「清潔」
一、定期「再整理」、「再整頓」、「再清掃」。
二、保持檔案系統於最佳狀態。
三、不常用的檔案以備份處理，以空出檔案儲存空間。

「教養」
一、養成檔案用畢立即歸位等好習慣。
二、養成定期進行「檔案減肥」、「檔案更新」、「檔案彙整」。
三、養成改善的好習慣。

「安全」
一、不要開啟來路不明的 e-mail。
二、使用軟體前需先確認安全無虞，落實病毒掃瞄。
三、重要檔案確實定期做好備份存檔與密碼設定。

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宣導「整理」、「整頓」、「清掃」、「清潔」、「教養」、「安全」等6S的意義及具體作法。

（一）整理：區分業務「必要」與「非必要」物品，工作場所除必要物品外，以不堆置非必要物品為原則。
1.制定物品、器材等管控機制，降低庫存負擔以提升工作場所環境品質。
2.使用的物品「要」與「非不要」需有明確的判斷基準。
3.不知是否要使用的物品暫時收入倉庫。
4.推動方法：
（1）整頓不要的物品。
（2）作業場所只允許放置最低數量之必要物品。
（3）適切區分出屬個人或團體共有物品。
（4）製作張貼6S海報及標語，加強教育宣導。

（二）整頓：業務使用物品放置定位且維護妥當，任何人需要使用任何物品均能馬上取得並有效運用。
1.規範個人物品及非必要物品之使用與放置規則。
2.要用的物品以定位和定量的方式擺放並作標示，使能方便正常運作並達到美觀、清楚、有調理、有順序，以目視即可檢查與管理。
3.規劃共用物品的擺放位置、使用規定及管理方法。
4.規定放置的場所：
檢討工作場所配置，衡量怎樣安排較為有利。
（1）經常使用的物品要放在隨手可取得的地方。
5.規定放置的方法：
（1）依工作場所需要創造便利的擺設方式。
（2）依功能、機能來放置。
6.做好各種標示：
（1）放置物品之標示。
（2）置放場所之標示。
（3）帳票單據等也要有明白的標示。

（三）清掃：工作場所計畫性整理清掃，隨時保持整齊、清潔、安全、衛生之狀態。
1.每位同仁於下班前清潔工作區域及各項物品整頓妥適，並檢視工作區域電器設備及各項開關。
2.清潔管理員於每日上班時及下班時巡查公共區域清潔並關注設施設備之狀況。
3.定期檢視工作安全及設備運轉情形，注意必要之保養及維護。
4.做好垃圾分類及資源回收工作，以今日垃圾今日清為原則。

（四）清潔：貫徹整理、整頓、清掃之作為。
1.訂定SOP及工作規則，落實於工作執行並紀錄成果。
2.工作場所主管負責督導及全員參與6S活動，持續推動不可半途停頓。
3.不定期辦理內部觀摩活動，相互學習。
4.將整理、整頓、清掃徹底執行後的良好狀況持續維持。
推動方法：
（1）持續進行6S工作。
（2）讓員工看到自己工作場所改善後的成果。
（3）改善活動前定點攝影，並比較實行後之成果。

（五）教養：由心態上養成遵守規定之態度，及正確去執行的習慣。
1.利用各種場所宣導「因為不整理而發生空間浪費、經費浪費、工作效率浪費」的觀念。
2.於員工常訓時加入6S課程。
3.遵守上下班勤惰管理、門禁安全管理及SOP等規定。
4.規定守則或注意事項要使大家隨時看的見。
5.穿著規定的制服、佩戴名牌及制帽。
6.使用規定的器械設備，注意穿戴安全護具。
7.每日確實做好一般安全衛生檢查。
8.培養員工力行節約能源、垃圾減量、資源回收再利用、環境衛生美化及辦公室做環保等習慣。

（六）安全：預知危險、先知先制、防範未然。
1.訂定各項作業SOP及工作規則。
2.主管落實走動管理，去除危險因子。
3.加強設備維護及檢查。
4.推動方法：
（1）制定本站調車作業SOP及及各項例外事故處理SOP並確實執行。
（2）主管每日巡查站場，加強督導員工落實SOP作業。
（3）保安裝置每日注油，每月2次保安裝置清潔檢查。

參考 http://service.tra.gov.tw/Hsinchu/CP/15511/