ERP系統自動切傳票程度上的差異

OrsonHung

原文：ERP系統自動切傳票程度上的差異
許多系統所謂的自動切傳票，在我們看來多數是失敗的。

一個理想的會計系統，是要ERP系統本身已經有完整的內控，每件事情都有適當的授權，
運用一些規則或技巧讓每件事情都正確，對各種交易，ERP系統都要能夠掌握。
一般ERP的目標只要能涵蓋企業的95~98%的作業，2~5%的細節不在系統裡，
有些地方變通一下還是能夠運作，很多人是這樣在思考ERP系統的。
聽起來95%、98%的完整度已經很高，但是這樣處理延伸出來的問題其他先不說，
光是在會計傳票上就會出現很多狀況。

因為ERP遺漏了那2~5%的細節，切出來的傳票就時不時會有疏漏，表達的不完整，
而在會計的程序上是要求必須正確的記載，當ERP系統的資訊不夠完整時，就需要去修改傳票。
修改傳票這件事情在很多廠商來說是正常的，畢竟要讓系統囊括企業所有的訊息，
又要確保每件事情都對，這種細膩度不是件容易達成的目標。

假設今天一張傳票我們去修改了，後來原本的作業有了更動，這時這張傳票要不要重切？
如果重切了，之前修改的部份就被蓋掉了，你能不能記得要再去修正一次？
如果設定是改過的傳票就不重切了，就會導致ERP系統和傳票不一致，脫鉤了。
如此久而久之就會造成會計傳票還是用人去維護的，內控上還要多一道程序去確保傳票的正確性。

當然如果會計人員非常細心謹慎，也許是不會出大問題，但是站在系統設計的角是盡量不要去做這樣的假設，我們都希望電腦系統能夠往更自動、幾乎不可能出錯誤的方向去設計，
不要讓這件事必須要有一個會計熟手才能勝任。

真正一個幹練的會計人員，如果要他花時間在例行性的作業反而是一種浪費，
他擁有的專業應該要轉換成制度的一些構思：
什麼交易要切什麼傳票用什麼科目最洽當？怎樣的核對程序最容易找出錯誤？怎樣的日結作業跟每個部門的溝通最順暢？
持續的做這樣的改善，對整體才是長久的經營之道